Verduurzaming van een VvE: het stappenplan in 6 fasen en 56 stappen

Wie is deze VvE, waar staat ze en is er contact?

1. 0.1Inventarisatie van de kenmerken van de VvE en het bestuur: type VvE (gemengd, particulier), aantal appartementen, bestuursleden, frequentie van de ALV, inschrijving bij de KvK.
2. 0.2Startpositie van het verduurzamingstraject: is er een aanspreekpunt of werkgroep, is er budget vanuit de ledenvergadering, wat is er al gedaan?
3. 0.3Het bestuur is in contact met de gemeente of de regisseur van het programma.

De VvE organiseert zich en krijgt mandaat van de ALV om onderzoek te doen.

1. 1.1Vorming van een werkgroep of commissie verduurzaming.
2. 1.2Afstemmingsoverleg met gemeente en, bij een gemengde VvE, de woningcorporatie: planning en afspraken op hoofdlijnen.
3. 1.3Bestuursbesluit om een informatieavond te organiseren en de agenda voor de ALV voor te bereiden.
4. 1.4Inventarisatie van behoeften, wensen en eisen van bewoners.
5. 1.5Inventarisatie van de belangrijkste subsidie- en financieringsmogelijkheden.
6. 1.6ALV-besluit: het bestuur krijgt opdracht en mandaat om onderzoek naar verduurzaming te starten.

Een adviseur brengt het gebouw in kaart en werkt scenario's uit.

1. 2.1Professionele opdrachtformulering voor een adviesopdracht: procesbegeleider of energieadviseur.
2. 2.2Aanstellen van een onafhankelijke meelezer of second opinion.
3. 2.3Leren van ervaringen bij andere VvE's.
4. 2.4Gebouwopname en scenarioberekeningen; informatieavond over het energieadvies en de verduurzamingsscenario's.
5. 2.5Informatieavond over het voorkeursbesluit: een of meer voorkeursscenario's kiezen.
6. 2.6Bewonersenquête over behoeften, wensen, eisen en aandachtspunten.

De zwaarste fase: voorkeursbesluit, quickscans, splitsingsakte, financiering en vergunningen. Ruim dertig stappen.

1. 3.1Uitwerking van het voorkeursbesluit
   1. 3.1.1ALV-voorkeursbesluit: de ALV wijst een of meer scenario's aan als voorkeur en geeft het bestuur mandaat om die uit te werken.
   2. 3.1.2Het bestuur verstrekt opdracht aan de adviseur om het voorkeursscenario uit te werken.
   3. 3.1.3Juridische quickscan: kan het voorkeurspakket worden uitgevoerd met de huidige splitsingsakte?
   4. 3.1.4Vergunningsquickscan: is een omgevingsvergunning nodig en onder welke voorwaarden?
   5. 3.1.5Milieu- en veiligheidsquickscan: ontheffing Wet natuurbescherming, constructief, brand- en asbestonderzoek.
   6. 3.1.6Meekoppelkansen: welk regulier onderhoud uit het (D)MJOP kan meelopen?
   7. 3.1.7Definitief uitsluitsel over de noodzaak van een splitsingsaktewijziging.
   8. 3.1.8Kostenoverzicht op appartementsniveau door de adviseur.
   9. 3.1.9ALV-investeringsbesluit, en indien nodig het besluit tot wijziging van de splitsingsakte met machtiging voor het bestuur.
   10. 3.1.10Bij een aktewijziging: het besluit is genomen met ten minste vier vijfde van alle stemmen in de VvE (art. 5:139 lid 2 BW), of met alle eigenaars als een gemeenschappelijk deel aan één eigenaar wordt toegedeeld.
   11. 3.1.11De bezwaarperiode na het ALV-besluit is verstreken (doorgaans drie maanden).
   12. 3.1.12De notaris vraagt toestemming aan beperkt gerechtigden, zoals hypotheekverstrekkers.
   13. 3.1.13Recherchewerkzaamheden van de notaris.
   14. 3.1.14Passeren van de gewijzigde splitsingsakte.
2. 3.2Financiering
   1. 3.2.1Aanvraag van een lening bij het Nationaal Warmtefonds, met de verplichte checks uit het investeringsreglement: maatwerk energieadvies, offertes, verklaringen van aannemer en installateur, projectbegroting, financiële administratie op orde, kredietwaardigheidsdossier, onderbouwing van het investeringsplan, ALV voorbereiden, rechtsgeldig ALV-besluit, correcte notulen, bezwaartermijn en notariële akte.
   2. 3.2.2Aanvraag van gemeentelijke lening(en), waar die bestaan.
   3. 3.2.3Aanvraag SVVE-subsidie (Subsidieregeling verduurzaming voor verenigingen van eigenaars): voor advies en onderzoek achteraf, voor maatregelen vóór de uitvoering. Zie subsidies voor verduurzaming van een VvE.
   4. 3.2.4Aanvullende subsidies: bij een gemengde VvE die op een warmtenet aansluit de SAH (Stimuleringsregeling aardgasvrije huurwoningen), en de ISDE die individuele eigenaar-bewoners zelf aanvragen voor hun eigen woning. De VvE zelf kan geen ISDE aanvragen.
3. 3.3Vergunningen, regelgeving en procedures
   1. 3.3.1Omgevingsvergunning voor bouwen aangevraagd en verleend.
   2. 3.3.2Goedkeuring door de welstandscommissie (in een welstandsvrij gebied vervalt deze stap).
   3. 3.3.3Bibob-toets doorlopen, als de gemeente die vraagt.
   4. 3.3.4Grond- en bodemonderzoeken.
   5. 3.3.5Ontheffing op de Wet natuurbescherming.

De Regietool signaleert automatisch of een splitsingsaktewijziging waarschijnlijk is, bijvoorbeeld als een VvE met individueel warm tapwater kiest voor collectief tapwater via het warmtenet. De stappen 3.1.10 tot en met 3.1.14 verschijnen alleen als die wijziging nodig is.

Van offerte tot oplevering, met de huurders aan boord.

1. 4.1Offerte-uitvraag en aannemerselectie.
2. 4.2Voorlopige gunning, onder voorbehoud van het ALV-uitvoeringsbesluit en de financiering.
3. 4.3ALV-uitvoeringsbesluit: de ALV geeft het bestuur opdracht alle voorbereidingen definitief te maken.
4. 4.4De woningcorporatie verstrekt een informatieboekje aan huurders (alleen bij gemengde VvE's).
5. 4.5De woningcorporatie doet haar huurders een redelijk renovatievoorstel en vraagt hun instemming; bij tien of meer woningen geldt het voorstel als redelijk vermoed als 70% of meer instemt (art. 7:220 BW). Alleen bij gemengde VvE's; zie verduurzamen in een gemengde VvE.
6. 4.6Tijdelijke of vervangende huisvesting georganiseerd, als de werkzaamheden dat vragen.
7. 4.7Onafhankelijke bouwdirectie aangesteld.
8. 4.8Start van de uitvoering.
9. 4.9Oplevering en kwaliteitscontrole.

Afronden, leren en het onderhoudsplan bijwerken.

1. 5.1Evaluatie en kennisdeling met andere VvE's.
2. 5.2Nazorgmoment zes maanden na afronding van de werkzaamheden.
3. 5.3Gasaansluiting afgesloten.
4. 5.4Decharge van het bestuur.
5. 5.5(D)MJOP geactualiseerd na de renovatie.
6. 5.6Project afgerond.