Regie op de verduurzaming van VvE's, in de wijk en in de hele stad

Waar een gemeentelijke VvE-aanpak tegenaan loopt

Wat de Regietool voor een gemeente doet

De Regietool is de gedeelde projectomgeving van het programma. Het projectteam beheert, VvE-besturen werken hun eigen pagina bij en bewoners kijken mee zonder in te loggen.

• Portefeuille-dashboard: alle VvE's op één scherm, met filters op fase, type VvE, pakket en risiconiveau. Openstaande hulpvragen tellen mee.
• Signalering: VvE's zonder recente update, stappen die actie vragen en risico's op rood. Zo weet het team waar gerichte ondersteuning vandaag nodig is, in plaats van overal tegelijk.
• Bestuurlijke samenvatting en openbaar voortgangsrapport: rapportages voor college en raad, als PDF, Word of Excel. Raad, pers en wijk kunnen realtime meekijken, zonder vertrouwelijke informatie.
• Hulpvragen met eigenaar: een bestuur wijst een hulpvraag toe aan gemeente, corporatie, adviseur of notaris. De ontvanger krijgt een e-mail; het antwoord komt in de tool.
• Nieuws en notificaties: projectupdates op de voorpagina; bewoners die zich aanmelden krijgen een e-mail zodra hun bestuur een update plaatst.
• Kennis blijft bewaard: bij elke stap staat wat er moet gebeuren, wie aan zet is en wanneer de stap klaar is. Die proceskennis blijft in de tool, ook als mensen wisselen.

Wijkaanpak of stadsbrede VvE-aanpak

De Regietool is ingericht op twee manieren van werken:

• Gebiedsgericht project: een wijkaanpak met warmtenet, een renovatieprogramma of een gezamenlijk traject van tientallen VvE's. De tijdlijn bevat dan de partijen, subsidies en afspraken die bij dat gebied horen, bijvoorbeeld een warmteleverancier, een gemeentelijke lening of een welstandsvrij gebied.
• Generieke VvE-aanpak: een gemeente die alle VvE's in de stad op dezelfde manier wil begeleiden, met één standaardproces en ruimte voor uitzonderingen per VvE.

In beide gevallen houdt de tijdlijn rekening met wat een VvE bijzonder maakt: een gemengde VvE met een woningcorporatie, particulier bezit, commerciële verhuur, een splitsingsakte die gewijzigd moet worden, opgetopte lagen, erfpacht en de samenstelling van de bewoners. Lees hoe dat werkt in het stappenplan in 6 fasen en 56 stappen.

Bewoners en besturen zien hetzelfde als het projectteam

Bewoners worden geconfronteerd met enorme hoeveelheden complexe informatie. In de openbare omgeving zien ze in één oogopslag waar hun VvE staat, wat al gebeurd is en wat er nog aankomt. Dat vermindert herhaalvragen en versterkt het draagvlak voor besluiten in de ALV.

VvE-bestuurders zetten zich vrijwillig in. In de tool krijgen zij erkenning voor wat al bereikt is en overzicht over het proces dat nog volgt. Standaard kunnen VvE's elkaars voortgang zien, zodat een bestuur snel een VvE vindt die al een paar stappen verder is. Liever schotten tussen VvE's? Dat stellen we per gemeente in.

Samen met de woningcorporatie

Bij gemengde VvE's is de corporatie mede-eigenaar en vaak een grote stem in de ALV. De Regietool geeft de corporatie een eigen rol: huurdersinstemming, informatie aan huurders en afstemming met het bestuur zijn vaste stappen in de tijdlijn, en hulpvragen kunnen rechtstreeks aan de corporatie worden toegewezen. Zie ook de Regietool voor woningcorporaties.

Inrichting, doorlooptijd en kosten

Uit de praktijk

De Regietool is ontstaan in een gemeentelijke wijkaanpak waarin VvE's vergaand worden verduurzaamd en op een warmtenet worden aangesloten: gemengde VvE's met een woningcorporatie, erfpacht, opgetopte flats en pakketten waarvoor de splitsingsakte gewijzigd moet worden. In een juridische pilot zijn de hoofdstappen en ruim vijftig processtappen vastgelegd. Inmiddels werken meerdere gemeenten en tientallen VvE's met de tool.

Meer weten over wat bewoners, besturen en het team precies zien? Bekijk de drie omgevingen op de homepage of lees de veelgestelde vragen.