Geen centrale plek
Voortgang leeft in Excel-lijsten en mailwisselingen. Wie wil weten waar een VvE staat, moet bellen. Een projectomgeving is er soms wel, maar niet voor iedereen toegankelijk.
Voor gemeenten, woningcorporaties en procesbegeleiders
Elke VvE in beeld.
Elke VvE in beeld.
Elke stap helder.
Het renoveren en verduurzamen van een VvE is een traject van jaren, met tientallen stappen en veel betrokkenen. De VvE Regietool is de gedeelde projectomgeving waarin bewoners, besturen en jullie team op elk moment zien waar een VvE staat: wat al is bereikt, wat nu speelt en wat er nog aankomt.
In de praktijk in gebruikBij meerdere gemeenten, voor tientallen VvE's
Binnen 4 tot 6 weken liveVolledig ingericht op jullie aanpak, voor een onbeperkt aantal VvE's
Gebouwd op vier jaar praktijkOntwikkeld in een gemeentelijke wijkaanpak, inclusief een juridische pilot
Waarom
Verduurzamen met een VvE duurt jaren. Het overzicht raakt snel zoek.
Tientallen VvE's, elk met een eigen bestuur, een eigen tempo en een eigen juridische route. De informatie zit verspreid over lijsten, mailboxen en de hoofden van adviseurs.
Dezelfde vragen, elke avond opnieuw
Bewoners staan op afstand van het proces. Informatie van de bewonersavond beklijft niet; de volgende keer komen dezelfde vragen terug. Dat voedt onzekerheid en onrust in de ALV.
Besturen raken de grip kwijt
Een bestuur dat net genoeg weet voor de volgende stap, maar het hele traject niet overziet, kan geen goed opdrachtgever zijn voor adviseur, notaris en aannemer.
Bewoners overzien onvoldoende waar hun VvE staat, wat al is bereikt, wat nog moet gebeuren en waarover zij precies besluiten.
Ervaring uit de gemeentelijke praktijk
De tool
Eén platform met alle stappen, drie omgevingen
Iedereen kijkt naar dezelfde tijdlijn. Wat je mag zien en bewerken hangt af van je rol.
Bewoners
- Zien in één oogopslag waar hun VvE staat, wat al is gebeurd en wat nog komt
- Lezen besluiten, resultaten en voortgangsupdates van het eigen bestuur
- Ontvangen een e-mail bij elke nieuwe update, als ze dat willen
- Stellen hun vraag aan de digitale VvE-expert
Zonder inloggen. Ook voor raadsleden, pers en belangstellenden.
VvE-bestuur
- Werkt de eigen VvE-pagina bij en zet stappen op afgerond, met toelichting
- Ziet wat al bereikt is en wat nog volgt: erkenning én overzicht
- Dient hulpvragen in bij gemeente, corporatie, adviseur of notaris
- Leert van VvE's die al een paar stappen verder zijn
Account goedgekeurd door de beheerder. Andere VvE's alleen-lezen.
Gemeente, corporatie of programmateam
- Volgt alle VvE's in één dashboard met filters en signalen
- Ziet direct waar gerichte ondersteuning nodig is
- Publiceert nieuws, verwerkt correcties, beheert accounts
- Gebruikt alle rapportages, inclusief de bestuurlijke samenvatting
Ook in te richten voor een adviesbureau of procesbegeleider die de regie voert.
Standaard kunnen VvE's elkaars voortgang zien, zodat een bestuur snel een VvE vindt die al drie stappen verder is en kennis kan uitwisselen. Liever schotten tussen VvE's? Dat richten we per opdrachtgever in.
Het dashboard voor wie de regie voert
Voorbeelddata. De tool draait in jullie eigen huisstijl.34VvE's in het programma
7wachten op ALV-besluit
3risico's op rood
11investeringsbesluit genomen
VvEHuidige stapVoortgangStatus
VvE Lindehof 2–96Gemengd met corporatie · 48 appartementen3.1.9 ALV investeringsbesluitWacht op besluit
VvE Meander 1–47Particulier · 24 appartementen3.2.1 Aanvraag WarmtefondsLopend
VvE ParkzichtCommerciële verhuur · erfpacht · 60 appartementen3.1.7 SplitsingsaktewijzigingGeblokkeerd
VvE Zonnehof 3–59Particulier · 31 appartementen4.8 Start uitvoeringLopend
VvE De BongerdGemengd · opgetopte laag · 72 appartementen2.4 Gebouwopname en scenario'sWacht op actie
VvE Beukenlaan 10–56Particulier · 24 appartementen5.2 Nazorg na 6 maandenAfgerond
Hoe het werkt
Het proces is al uitgewerkt. Jullie vullen de voortgang in.
Vier jaar wijkaanpak, inclusief een juridische pilot, is vertaald naar één standaard tijdlijn: zes fasen, van intake tot nazorg, met ruim vijftig processtappen. Splitsingsakte, Warmtefonds, SVVE- of SAH-subsidie, omgevingsvergunning, Wet natuurbescherming, huurdersinstemming: het staat er in de juiste volgorde in.
- 0Intake en activeringKenmerken VvE, startpositie, eerste contact3 stappen
- 1Bewustwording en initiatiefWerkgroep, wensen bewoners, ALV geeft mandaat6 stappen
- 2Onderzoek en energieadviesOpdracht adviseur, gebouwopname, scenario's6 stappen
- 3Besluitvorming en verdiepend onderzoekQuickscans, splitsingsakte, financiering, vergunningen30+ stappen
- 4Aanbesteden en uitvoerenOffertes, uitvoeringsbesluit, huurders, bouw9 stappen
- 5NazorgEvaluatie, gas afgesloten, MJOP bijgewerkt6 stappen
Alle 56 stappen, per fase uitgelegd, staan op de pagina het verduurzamingsproces van een VvE.
Elke VvE is anders
De tijdlijn houdt rekening met wat een VvE bijzonder maakt
Geen twee VvE's doorlopen hetzelfde traject. De eigendomsverhouding, de splitsingsakte, het gebouw en de mensen die er wonen bepalen welke stappen nodig zijn en in welke volgorde. De Regietool kent die verschillen en laat per VvE precies de stappen zien die erbij horen.
Generieke VvE-aanpak
Voor een gemeente of corporatie die alle VvE's in de stad of de portefeuille op dezelfde manier wil begeleiden, met één standaardproces en ruimte voor uitzonderingen.
Gebiedsgericht project
Voor een wijkaanpak met warmtenet, een renovatieprogramma of een gezamenlijk traject van tientallen VvE's, met de partijen, subsidies en afspraken die bij dat gebied horen.
- Gemengde VvE'sMet een woningcorporatie als mede-eigenaar: huurdersinstemming, informatieboekje en afstemming met de corporatie krijgen een eigen plek.
- SplitsingsaktesKies een pakket met collectieve installaties en de tool signaleert of de akte gewijzigd moet worden, inclusief vier-vijfdemeerderheid, bezwaartermijn en notaris.
- Particulier bezitEigenaar-bewoners en kleine verhuurders, met de financierings- en subsidieroutes die daarbij horen.
- Commerciële verhuurEen belegger of verhuurder in de VvE vraagt om andere besluitvorming en andere afspraken over kosten.
- Opgetopte lagen en erfpachtBouwkundige en juridische bijzonderheden krijgen eigen zijsporen, zonder dat het standaardproces verandert.
- Samenstelling van bewonersTaal, leeftijdsopbouw en betrokkenheid bepalen hoe je communiceert en waar extra begeleiding nodig is.
Functies
Alles om tientallen VvE's te volgen, zonder rondbellen
Portefeuille-dashboard
Alle VvE's op één scherm, met filters op fase, type VvE, pakket en risiconiveau. Openstaande hulpvragen tellen mee.
Tijdlijn per VvE
Per stap een status, van niet gestart tot afgerond, met toelichting en informatievakken. Bij elke stap staat wanneer hij klaar is.
Hulpvragen met eigenaar
Een bestuur wijst een hulpvraag toe aan gemeente, corporatie, adviseur of notaris. De ontvanger krijgt een e-mail; het antwoord komt in de tool.
Signalering
VvE's zonder recente update, stappen die actie vragen, risico's op rood: het dashboard laat zien waar het team vandaag naartoe moet.
Rapportages
Van bestuurlijke samenvatting tot planning 30/60/90 dagen, als PDF, Word of Excel. Verantwoording aan college, raad of directie in één klik.
Openbaar voortgangsrapport
Raad, pers en wijk kijken realtime mee, zonder vertrouwelijke informatie. Minder vragen, meer vertrouwen.
Nieuws en notificaties
Projectupdates op de voorpagina. Bewoners die zich aanmelden krijgen een e-mail zodra hun bestuur een update plaatst.
Digitale VvE-expert bèta
Een AI-vraagbaak, gevoed met de regelingen, het proces en de actuele stand van elke VvE. Wil iemand een mens spreken? Dan geeft de expert de juiste contactpersoon.
Voor wie
Voor iedereen die VvE's helpt bij renovatie en verduurzaming
De Regietool is gemaakt voor organisaties die meer dan één VvE begeleiden en daar overzicht, inzicht en voorspelbaarheid in willen.
Grip op de VvE-aanpak, verantwoording in één klik
- Eén actueel beeld van alle VvE's in de stad of de wijk
- Gerichte ondersteuning waar een VvE vastloopt, in plaats van overal tegelijk
- Bestuurlijke samenvatting en openbaar voortgangsrapport voor college en raad
- De opgebouwde proceskennis blijft bewaard, ook als mensen wisselen
Overzicht over gemengde complexen
- Per gemengde VvE direct zien waar het traject staat en wat van de corporatie wordt verwacht
- Huurdersinstemming, informatie aan huurders en afstemming met het bestuur als vaste stappen
- Minder mailen en bellen: besturen en bewoners kijken zelf
- Eén lijn in de portefeuille, van één complex tot tientallen
Niet elke keer opnieuw het proces uittekenen
- Standaardproces per type VvE, direct bruikbaar bij de intake
- De opdrachtgever kijkt realtime mee; rapportages kosten geen avond meer
- Hulpvragen komen gestructureerd binnen, met context en prioriteit
- Een transparant volgsysteem bij grote trajecten en aanbestedingen
Aanpak en kosten
Volledig naar wens ingericht, binnen 4 tot 6 weken live
Layout, inhoud en opzet richten we per opdrachtgever in op jullie aanpak, jullie partijen en jullie huisstijl. Dat doen we efficiënt en vlot, zodat jullie snel met de VvE's aan de slag kunnen.
1
Kennismaking en inrichting week 1–2
We brengen jullie aanpak in kaart: welke VvE's, welke types, welke partijen, subsidies en afspraken. Daarop richten we tijdlijn, rollen, teksten en huisstijl in.
2
Testen en bijschaven week 3–4
Jullie lopen door de testomgeving met eigen VvE's als voorbeeld. Wat anders moet, passen we aan. Daarna gaan we live op jullie eigen domein.
3
Onboarding van de VvE's week 5–6
Samen met jullie team stellen we per VvE de startpositie vast en nemen we besturen mee in het zelf bijhouden van hun voortgang.
4
Beheer en doorontwikkeling doorlopend
Hosting, beveiliging, back-ups en updates verzorgen wij. Verandert wet- of regelgeving, dan verwerken we dat in de tijdlijn. De data blijft van jullie, altijd exporteerbaar.
Ook van ons: draagvlak peilen vóór de ALV
Wat vinden de bewoners die niet het woord nemen?
Naast de Regietool hebben we een tool waarmee je participatie- en draagvlakanalyses maakt. In de praktijk zien we bij ALV's steeds dezelfde drie problemen. Lees meer over draagvlak peilen vóór de ALV.
- 1Het aantal aanwezige eigenaren valt regelmatig tegen.
- 2Enkele voorstanders en tegenstanders laten zich duidelijk horen, maar de meerderheid spreekt zich niet uit.
- 3Die stille meerderheid stemt niet zelden mee met buren die zeggen zich erin verdiept te hebben, in plaats van vanuit een eigen afweging.
Hoe wij dat oplossen
Bewoners krijgen een berichtje via WhatsApp, Signal of een ander kanaal met open vragen over de voorgenomen plannen. Een getrainde AI-assistent vraagt door op de antwoorden: welk comfort wil je na de renovatie minimaal bereiken, welke klachten moeten verholpen zijn, wat mag het kosten? Iedereen antwoordt in eigen tempo, in eigen woorden.
Alle individuele antwoorden brengen we samen tot één beeld: welke maatregelen kunnen op het meeste draagvlak rekenen. Daarmee gaat een bestuur goed voorbereid de ALV in.
Te koppelen aan de Regietool: de uitkomst landt bij de stap "wensen en eisen van bewoners" en is voor het bestuur direct beschikbaar.
Voorbeeldgesprek
Goedemiddag! Het bestuur van uw VvE onderzoekt een renovatie. Wat vindt u van de plannen die op de informatieavond zijn gepresenteerd?
Op zich goed, maar ik maak me zorgen over de kosten. En de tocht in de woonkamer moet echt opgelost worden.
Dat begrijp ik. Als de tocht en de koude vloeren worden aangepakt, wat zou de maandelijkse VvE-bijdrage dan maximaal mogen stijgen?
Honderd euro, hooguit honderdvijfentwintig.
Duidelijk, dank u. Zijn er nog andere klachten die wat u betreft mee moeten in de renovatie, zoals geluid of de kozijnen?
84%draagvlak
Voorbeeld van een uitkomst
Een pakket dat de klachten over tocht, koude vloeren en geluidsoverlast vermindert, nieuwe kozijnen en achterstallig onderhoud bevat en leidt tot een verhoging van de maandelijkse VvE-bijdrage van maximaal € 125, wordt gedragen door 84% van de bewoners.
Uit de praktijk
Ontwikkeld in de praktijk, en daar ook in gebruik
De Regietool is ontstaan in een gemeentelijke wijkaanpak waarin VvE's vergaand worden verduurzaamd en op een warmtenet worden aangesloten. Alle lastige varianten kwamen voorbij: gemengde VvE's met een woningcorporatie, erfpacht, opgetopte flats en pakketten waarvoor de splitsingsakte gewijzigd moet worden.
In een juridische pilot zijn de hoofdstappen en ruim vijftig processtappen vastgelegd. De Regietool maakt die kennis nu elke dag bruikbaar voor bewoners, besturen en gemeenten.
In de praktijk in gebruikBij meerdere gemeenten, voor tientallen VvE's
TientallenVvE's werken al met de tool
56processtappen in de standaardtijdlijn
3omgevingen: bewoners, bestuur, gemeente
4–6weken van kennismaking tot livegang
Over ons
Wij hebben zelf aan tafel gezeten bij de VvE's
We zijn een jong en gedreven team met veel ervaring in VvE-trajecten: van de eerste informatieavond tot het passeren van een gewijzigde splitsingsakte. Daar zagen we hoe bewoners worden geconfronteerd met enorme hoeveelheden complexe informatie, en hoe snel het overzicht zoekraakt bij iedereen die betrokken is.
Vanuit die praktijk voelden we de behoefte aan overzicht, inzicht en voorspelbaarheid in het proces dat VvE's doorlopen. Niet als extra systeem erbij, maar als de gedeelde plek waar iedereen hetzelfde ziet. Zo is de Regietool ontstaan: eerst voor één wijk, nu voor elke organisatie die VvE's verder wil helpen.
De VvE Regietool is een initiatief van Daar is een agent voor, een bureau uit Utrecht dat slimme tools en digitale assistenten maakt voor publieke organisaties.
Bewoners
Zien in één oogopslag waar ze staan, wat al gebeurd is en wat er nog aankomt. Zo besluiten ze beter geïnformeerd.
VvE-bestuurders
Zetten zich vrijwillig in. Zij krijgen erkenning voor wat al bereikt is en overzicht over wat nog komt.
VvE's onderling
Wisselen kennis uit en vinden snel een VvE die al een paar stappen verder is.
Gemeenten en corporaties
Zien in één oogopslag waar verschillende VvE's staan en bieden gerichte ondersteuning waar dat nodig is. Dat scheelt veel tijd.
Online demo
Zien hoe dit werkt voor jullie VvE's?
In een online demo van 45 minuten lopen we door de drie omgevingen en de tijdlijn, met jullie eigen situatie als voorbeeld. Vrijblijvend.
- Jullie vertellen kort over de aanpak: hoeveel VvE's, welke types, welke partijen.
- Wij laten de tool zien zoals die voor jullie zou werken.
- Daarna ontvangen jullie een voorstel voor inrichting, planning en kosten.