Antwoorden op de vragen die we het meest horen

De VvE Regietool is een gedeelde projectomgeving voor de verduurzaming en renovatie van VvE's (Verenigingen van Eigenaars). Gemeenten, woningcorporaties, procesbegeleiders, VvE-besturen en bewoners zien er op elk moment waar een VvE staat in het traject: welke stappen zijn afgerond, wat nu speelt en wat er nog komt. De tool bevat een standaardtijdlijn van zes fasen en 56 processtappen, een dashboard voor wie de regie voert, hulpvragen, signalering en rapportages.

Voor organisaties die meer dan één VvE begeleiden bij verduurzaming of renovatie: gemeenten met een wijkaanpak of stadsbrede VvE-aanpak, woningcorporaties met bezit in gemengde VvE's, en procesbegeleiders en energieadviseurs die grote trajecten begeleiden. De VvE-besturen en de bewoners van die VvE's gebruiken de tool mee, elk met een eigen omgeving.

De jaarlijkse licentie is gemiddeld circa € 9.500 exclusief btw. Daarin zitten hosting op Nederlandse servers, technisch beheer, beveiligingsupdates en back-ups, updates bij veranderende wet- en regelgeving, en ondersteuning bij vragen en data-export. Het aantal VvE's dat in de tool beheerd kan worden is onbeperkt. Dit bedrag is een gemiddelde en redelijk maatgevend; het precieze tarief hangt af van hoeveel maatwerk een opdrachtgever wenst. Na de demo ontvangen jullie een voorstel op maat.

In beginsel binnen 4 tot 6 weken na opdracht. In de eerste twee weken brengen we jullie aanpak in kaart en richten we tijdlijn, rollen, teksten en huisstijl in. In week drie en vier lopen jullie door de testomgeving met eigen VvE's als voorbeeld, waarna we live gaan op jullie eigen domein. Daarna begeleiden we de onboarding van de VvE's.

Ja. Layout, inhoud en opzet worden per opdrachtgever volledig naar wens ingericht: jullie huisstijl en naam, jullie partijen (gemeente, corporatie, warmteleverancier, adviseurs, notaris), jullie subsidies en leningen, en de processtappen die bij jullie aanpak horen. Ook de openheid is instelbaar: standaard zien VvE's elkaars voortgang, maar schotten tussen VvE's zijn mogelijk.

Allebei. Voor een gebiedsgericht project, zoals een wijkaanpak met warmtenet of een renovatieprogramma, nemen we de partijen, subsidies en afspraken van dat gebied op in de tijdlijn. Voor een generieke aanpak, waarbij een gemeente of corporatie alle VvE's op dezelfde manier wil begeleiden, werken we met één standaardproces en ruimte voor uitzonderingen per VvE.

De tijdlijn past zich aan per VvE. Een gemengde VvE met een woningcorporatie krijgt de stappen voor huurdersinformatie en huurdersinstemming. Kiest een VvE voor een pakket met collectieve installaties, dan signaleert de tool dat de splitsingsakte waarschijnlijk gewijzigd moet worden en verschijnen de stappen voor het besluit met vier vijfde van de stemmen, de bezwaartermijn en de notaris. Ook particulier bezit, commerciële verhuur, opgetopte lagen, erfpacht en de samenstelling van de bewoners krijgen een plek. Zie het stappenplan.

Bewoners hoeven niet in te loggen. In de openbare omgeving zien zij per VvE welke stappen zijn afgerond, waar de VvE nu staat en wat nog volgt, plus de besluiten en voortgangsupdates van het eigen bestuur. Wie dat wil, krijgt een e-mail bij elke nieuwe update. Bewoners kunnen hun vraag stellen aan de digitale VvE-expert. Vertrouwelijke informatie, zoals interne notities van het projectteam, is niet openbaar.

Het bestuur werkt de eigen VvE-pagina bij: stappen op afgerond zetten met een toelichting, voortgangsupdates plaatsen voor bewoners, hulpvragen indienen bij gemeente, corporatie, adviseur of notaris, en rapportages over de eigen VvE maken. Andere VvE's zijn alleen-lezen. Zo krijgt een bestuur erkenning voor wat al bereikt is en overzicht over wat nog komt, en kan het leren van VvE's die al een paar stappen verder zijn.

Van de opdrachtgever. Gemeente of corporatie houdt volledige zeggenschap over de eigen data. Alle gegevens zijn op elk moment exporteerbaar, bijvoorbeeld als Excel, en continuïteit en overdraagbaarheid leggen we contractueel vast.

De tool wordt gehost op Nederlandse servers. Accounts van besturen worden door de beheerder goedgekeurd, rollen bepalen wie wat mag zien en bewerken, en wijzigingen worden gelogd. We richten de omgeving in volgens de uitgangspunten van de AVG en de BIO, sluiten een verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever en verzorgen beveiligingsupdates en back-ups als onderdeel van de licentie.

Onbeperkt. De licentie is niet gebonden aan het aantal VvE's, complexen of gebruikers. Of het nu om 10, 30 of 170 VvE's gaat, de prijs verandert daar niet door.

Ja. De tijdlijn is per opdrachtgever in te richten, ook voor renovatieprogramma's, groot onderhoud of een combinatie met verduurzaming. De stappen rond besluitvorming in de ALV, splitsingsakte, financiering en huurdersinstemming gelden voor al die trajecten.

Een aanvullende tool, te koppelen aan de Regietool, waarmee je vóór de ALV peilt wat bewoners vinden. Bewoners krijgen een berichtje via WhatsApp, Signal of een ander kanaal met open vragen; een getrainde AI-assistent vraagt door op comfort, klachten en kosten. Alle antwoorden worden samengebracht tot één beeld van welk maatregelenpakket op het meeste draagvlak kan rekenen. Lees meer over draagvlak peilen vóór de ALV.

Ja. Meerdere gemeenten en tientallen VvE's werken met de tool. Hij is ontstaan in een gemeentelijke wijkaanpak met vergaande verduurzaming en een warmtenet, en is gebouwd op vier jaar praktijk en een juridische pilot. Om welke gemeenten het gaat, vertellen we graag in een persoonlijk gesprek.

Via het formulier op de homepage of per e-mail aan [email protected]. In een online demo van 45 minuten lopen we door de drie omgevingen en de tijdlijn, met jullie eigen situatie als voorbeeld. Daarna ontvangen jullie een voorstel voor inrichting, planning en kosten. Vrijblijvend.

Een jong en gedreven team met veel ervaring in VvE-trajecten, dat vanuit de praktijk de behoefte voelde aan overzicht, inzicht en voorspelbaarheid in het proces dat VvE's doorlopen. De VvE Regietool is een initiatief van Daar is een agent voor, een bureau uit Utrecht dat slimme tools en digitale assistenten maakt voor publieke organisaties.